En este artículo voy a presentar una de las herramientas mas sofisticadas y útiles que nos ofrece Excel; las tablas dinámicas, también conocidas por el nombre de tablas pivot.

Las tablas dinámicas nos permiten crear una vista interactiva de un conjunto de datos que tengamos en una hoja de cálculo. Por medio de las tablas dinámicas podemos fácilmente categorizar nuestros datos en grupos, resumir grandes cantidades de datos para obtener una información más significativa, y realizar una gran variedad de cálculos en forma rápida y sencilla.

La mayor utilidad que nos brindan las tablas dinámicas reside en la posibilidad de ir modificando nuestra vista a gusto en forma totalmente interactiva; podemos ir agregando o quitando campos, recalculando columnas,  entre otras cosas. De esta forma podemos ir presentando nuestros datos de distinta manera para obtener un mayor significado de ellos.

Por ejemplo, si tenemos una tabla de datos como la siguiente:

A simple vista, estos datos no nos aportan mucha información; si quisiéramos saber, por ejemplo, el total de ventas por cada región; podríamos intentar calcularlo a mano, tal vez usando una formula como SUMAR.SI (SUMIF en ingles) o utilizando filtros; si bien, estos pueden ser caminos válidos, no nos ofrecen la productividad que nos ofrecen las tablas dinámicas.

Aplicando tablas dinámicas a nuestra tabla de datos, podemos reagrupar fácilmente la información para obtener la respuesta a nuestra pregunta; incluso utilizando la funcionalidad de segmentación que nos ofrece Excel 2010, también podríamos, en forma muy sencilla, obtener el total por cada producto en cada región.

Utilizando segmentación para filtrar por productos

Las tablas dinámicas son tan flexibles, que si cambiáramos nuestra pregunta inicial, y en lugar de preguntarnos por las ventas por región, nos preguntáramos por  las ventas del producto ABC para cada cliente; sólo haría falta unos pocos clicks del mouse para reagrupar los datos y obtener una respuesta inmediata.

Algunas de las situaciones dónde utilizar tablas dinámicas se vuelve realmente útil, son:

• Cuando necesitamos encontrar relaciones y grupos entre nuestros datos.
• Cuando necesitamos encontrar una lista de los valores únicos para algún campo de nuestros datos.
• Cuando necesitamos encontrar la tendencia de los datos a través de varios periodos de tiempo.
• Cuando necesitamos reagrupar nuestros datos para que sean más fáciles de graficar.
• Cuando necesitamos crear subtotales que frecuentemente necesitan nuevas adiciones.
• etc.

Las tablas dinámicas requieren que los datos estén contenidos en forma de una   base de datos tabular. O sea, no debe haber espacios en blanco entre columnas o filas; todas las columnas deben tener su encabezado; cada campo debe tener un valor en cada fila; y las columnas no deben contener grupos de datos repetidos.

Secciones de una tabla dinámica:

Las tablas dinámicas se componen de 4 secciones principales:

• La sección de Valores.
• La sección de Filas.
• La sección de Columnas.
• La sección de Filtros.

La sección de valores es el área rectangular que se encuentra por debajo y un lugar a la derecha de los encabezados. Esta es el área que realiza los diferentes cálculos. Se requiere que al menos se incluya un campo en este área. Los campos que se incluyen en esta sección, son los que queremos que sean medidos o calculados. Algunas de las operaciones que vamos a poder realizar con los campos que agreguemos en esta sección son sumar, contar, sacar promedio, entre otros.

Sección de Valores

La sección de filas se compone de los encabezados que se listan en la columna de la izquierda de la tabla dinámica. Los campos que se incluyan en este área mostrarán valores únicos, es decir, sin repetirse. Los campos que deberíamos incluir en esta sección  son aquellos que queremos categorizar u agrupar.

Sección de Filas

La sección de columnas se compone de los encabezados que se listan a lo largo de cada columna que compone nuestra tabla dinámica. Los campos que agreguemos a esta sección se mostrarán en una perspectiva orientada a columnas. Esta sección es ideal para mostrar tendencias a lo largo del tiempo.

Sección de Columnas

La sección de filtros es un conjunto de uno o más valores desplegables que se encuentran en la parte superior de nuestra tabla dinámica. Los campos que se agreguen a este área nos van a permitir filtrar los datos de la tabla dinámica. Esta sección es opcional y vamos a poder ver muchos reportes que no la incluyen. Aquí deberíamos incluir los campos en los que quisiéramos hacer foco u analizar en forma aislada.

Sección de Filtros

Creando una tabla dinámica:

Hasta aquí muy linda la introducción, pero ¿cómo hacemos para crear una tabla dinámica?.

Crear tablas dinámicas en Excel, es un proceso muy sencillo; simplemente nos paramos en cualquier celda del rango de datos que constituye nuestra  base de datos tabular (en este caso mis datos poseen un formato de tabla, que yo recomiendo utilizar, pero no es obligatorio) y luego nos dirigimos al ícono de “tabla dinámica”  que se encuentra en la solapa “insertar”.

Una vez que lo presionamos, Excel automáticamente seleccionará el rango de datos a incluir y nos devolverá un cuadro en donde podremos elegir si vamos a utilizar el rango seleccionado, o si lo vamos a modificarlo,  o si incluso Excel nos da la posibilidad de utilizar una fuente de datos externa (como por ejemplo una tabla de MySQL). También vamos a poder elegir la ubicación en dónde será incluida nuestra tabla dinámica, por defecto una nueva hoja de cálculo.

Una vez que decidimos, le damos “Aceptar” y vamos a llegar a una pantalla como la siguiente.

Esta es la vista principal donde vamos a ir construyendo en forma interactiva nuestra tabla dinámica. Vamos a tener dos secciones principales:

• El cuadro de la izquierda donde se va ir dibujando en forma dinámica nuestra tabla.(que en este momento, esta vacío, luego va ir conteniendo nuestra tabla).

            

• El cuadro de la derecha, que se activa cuando nos posicionamos en el cuadro que contiene nuestra tabla dinámica. Este cuadro contiene una sección superior donde se listan todos los campos de nuestra tabla de datos; y cuatro secciones inferiores (Filtro del informe, Etiquetas de columna, Etiquetas de filas y valores), que se corresponden con las diferentes secciones que posee una tabla dinámica.

            

Hasta aquí esta introducción sobre las tablas dinámicas en Excel, en próximas entregas estaré profundizando un poco más sobre ellas. No se las pierdan!!

Si quieren descargar el archivo que utilice como ejemplo, pueden hacerlo del siguiente enlace.

Saludos!