Hoy les voy a presentar una de las nuevas funcionalidades que se agregaron a Excel a partir de su version 2007, y que considero que es una de las herramientas menos utilizadas a pesar de ser de suma utilidad; las Tablas.

Una Tabla es un conjunto rectangular de datos, organizados en filas o registros y en columnas; y en donde la primera fila funciona como la cabecera de los datos,describiendo los nombres de las columnas o campos; y el resto de las filas contiene los datos almacenados. Sería algo muy similar a una tabla de base de datos. Si bien, las tablas, con ese nombre, aparecen a partir de la versión 2007 de Excel, esta funcionalidad ya existia en versiones anteriores con el nombre de  listas; aunque no tenian tantas funcionalidades como las que ofrecen las tablas actuales.

La utilidad de usar tablas en lugar de organizar nuestro datos en rangos comunes, como hacemos habitualmente, radica en las operaciones que Excel nos permite realizar sobre las tablas y que no podríamos realizar tan facilmente sobre rangos comunes, como ser:

• Ordenar los registros.
• Filtrar el contenido por algun criterio.
• Aplicar formato a todos los datos.
• Remover datos duplicados.
• Crear un resumen de datos.
• Utilizar Formularios para ingresar los datos.
• Utilizar formulas que nos muestren el resultado correcto aun con los datos filtrados.
• Al utilizarlas junto con Graficos o Tablas Pivot, no nos tenemos que preocupar por actualizar los rangos de referencia(en los graficos o en las Pivot) cuando modificamos los mismos.
• etc.

Creando una tabla:

La mayoría de las veces vamos a crear tablas sobre rangos de datos ya existentes, aunque obviamente Excel tambien nos permite crear tablas a partir de un rango vacio de datos que llenemos luego; lo importante a la hora de crear tablas, es que nuestro rango cuente con los títulos de las columnas. Estos títulos siempre deben ser ingresados en la primer fila de nuestro rango y sin celdas vacias entre ellos.

Para crear una tabla a partir de un rango ya existente, deberíamos seguir el siguiente procedimiento:

1. Asegurarnos que nuestro rango no posee ninguna fila o columna en blanco.
2. Activar cualquier celda del rango.
3. Ir a Insertar->Tablas->Tabla

Excel nos va a detectar automaticamente nuestro rango de datos, en caso de que lo detecte en forma erronea, lo podemos corregir desde el cuadro de dialogo. Una vez que estamos seguros que el rango es correcto, le damos OK; tener en cuenta que si nuestro rango cuenta ya con los encabezados de las columnas deberíamos tildar la opcion de “La tabla tiene encabezados”.

Otras opciones que nos ofrece Excel para crear Tablas es utilizando la combinacion de teclas (shortcut) Ctrl + T; o utizando el comando “Dar formato como tabla” que se encuentra en el grupo de Estilos de la Ficha de inicio.

Trabajando con Tablas:

Navegacion

Una de las primeras diferencias que podemos notar al trabajar con Tablas, en lugar de hacerlo con un rango comun, es que al navegar por las celdas de la tabla con el “Tab” y llegar a la última columna, si presionamos el “Tab” una vez más, nos pasa a la primer columna de la  fila siguiente, en lugar de movernos hacia la siguiente celda de la columna de la derecha; esta funcionalidad esta pensada para optimizar la carga de datos, ya que si estamos navegando sobre la última fila de nuestra tabla, al llegar al final, el “Tab” nos inserta una nueva fila para que continuemos ingresando nuevos datos.

Seleccion de datos

Para seleccionar todos los datos de una columna de nuestra tabla, simplemente debemos dirigir nuestro puntero a lo alto de la primer celda de la columna que queremos seleccionar y vamos a ver que el puntero de nuestro mouse cambia por una flecha, en ese momento presionamos el boton izquierdo y toda la columna de nuestra tabla quedara seleccionada a excepcion del encabezado; para seleccionar toda la columna con el encabezado incluído, simplemente volvemos a presionar el boton izquierdo de nuestro mouse una vez más. Tambien podemos utilizar el shortcut Ctrl + barra espaciadora, una o dos veces, para seleccionar toda la columna de la celda de la tabla en la que estemos parados.

Para seleccionar todos los datos de un fila de nuestra tabla, el procedimiento es similar, en este caso debemos llevar el puntero de nuestro mouse hasta el comienzo de la primer celda de la fila que queremos seleccionar, y veremos que el puntero volvera a cambiar de forma por la flecha. Aquí tambien podemos utilizar un shortcut, en este caso Shift + barra espaciadora.

Por último, si queremos seleccionar todos los datos de la tabla, podemos dirigir nuestro puntero a la esquina superior izquierda de nuestra tabla, y veremos que el puntero se vuelve a transformar una vez más, en este caso por una flecha diagonal, click con el boton izquierdo para seleccionar todos los datos. El shortcut aquí, es Ctrl + A, una o dos veces.

Asimismo tambien podran ver que si presionan el boton derecho del mouse sobre cualquier celda de la tabla, el menu atajo que surge, les ofrece tambien las diferentes opciones de seleccion de datos.

El menu de herramientas de tablas

Otras de las cosas que podemos ver cuando nos posicionamos sobre cualquier celda de nuestra tabla, es que se nos habilita una nuevo menu en nuestro Ribbon, este es el menu de herramientas que nos ofrece Excel para trabajar con las tablas, en el podemos por ejemplo renombrar nuestra tabla, para darle un nombre que se corresponda con los datos que almacena; podemos darle un nuevo formato a nuestra tabla; agregarle una fila de totales; o sumarizar nuestro datos creando una tabla Pivot sobre los datos de la tabla; entre otras muchas opciones que se explican por si solas.

Agregando datos a nuestra tabla

Como les había comentado; las tablas estan especialmente diseñadas para facilitar las tarea de data entry; el ingreso de datos se hace mucho más sencillo y rápido a traves del uso de las tablas. Para agregar nuevos datos a nuestra tabla podemos simplemente dirigirnos a la ultima celda de la última columna y presionar la tecla “TAB” para que se nos cree una nueva linea donde ingresar los datos adicionales.

Asimismo, Excel también nos ofrece la posibilidad de ingresar nuevos datos en nuestra tabla a través de Formularios; para utilizar este método primeros debemos agregar el boton de Formularios a nuestra barra de acceso rápido siguiendo el siguiente procedimiento:

1. Dirigirse a la pequeña flecha de personalizacion de la barra de acceso rápido que se encuentra en la barra de estado superior de nuestro Excel.
2. Ir a la opción de mas comandos.
3. Seleccionar la opcion de elegir comandos desde “todos los comandos”.
4. Buscar el boton de Formularios y presionar “Agregar” para agregarlo a nuestros accesos rápidos.

Los invito a que continuen explorando esta funcionalidad por ustedes mismos, en un próximo artículo estare profundizando un poco más en ella.

Saludos!!