Continuando en donde me había quedado en la primera parte, hoy voy a explicar algunos usos más avanzados en los que podemos utilizar las tablas.

Utilizando Formulas con las tablas

Al utilizar tablas, el uso de las formulas de Excel sufre algunas modificaciones. Estas modificaciones las podemos ver principalmente en las formulas agregadas que ya nos ofrece directamente la tabla, como ser las formulas de Suma, contar, promedio, etc que podemos agregar facilmente al final de nuestros datos; y tambien vamos a encontrar algunas modificaciones en la forma en que se referencian nuestro datos cuando utilizamos las formulas normalmente.

Agregando la fila de totales

Para agregar una fila que totalice los valores de los datos de nuestra tabla, ni siquiera hace falta escribir una formula, simplemente nos paramos sobre algun dato de la tabla, y luego seleccionamos en el menu de herramientas de tablas la opcion de fila de totales.

Como vemos Excel automaticamente nos genero la fila con el total para nuestra última columna con valores numericos, en este caso la columna de “Real”.

Utilizando las formulas agregadas

Si se han parado sobre el valor de la suma que ha agregado Excel en la fila de totales, notaran que tiene una flecha que indica que posee una lista desplegable, si hacen click sobre ella, podran ver que Excel nos ofrece una lista de otras formulas que podemos utilizar con los datos de nuestra tabla, así por ejemplo, si queremos obtener el promedio en lugar de la suma total, simplemente seleccionamos la formula correspondiente. Esta lista desplegable de formulas solo estara disponible si tenemos activada la opcion de “fila de totales” del menu de herramientas de tablas y las podremos utilizar en cualquier celda de esa última fila.

Otro detalle que podran notar cuando se paran sobre el resultado de estas formulas agregadas, es que Excel utiliza siempre la formula SUBTOTAL para calcular sus resultados. La ventaja de utilizar esta formula en la fila de totales es que si nosotros filtramos los datos de nuestra tabla, Excel siempre nos va a mostrar el resultado correcto para los datos que vemos. Por ejemplo:

Utilizando  otras formulas en la tabla

Si queremos utilizar otras formulas dentro de nuestra tabla, Excel también nos hace mucho más fácil su utilización. Por Ejemplo si queremos agregar una columna con la diferencia entre lo proyectado y lo real en nuestra tabla, simplemente nos posicionamos en la celda “D1” y le damos el nombre a nuestra nueva columna y presionamos “Enter”, como vemos Excel automaticamente expande nuestra tabla. Luego en la celda “D2” ingresamos el signo “=” y nuestra formula normalmente, en este caso la resta entre la columna de proyectado y la columna de real; una vez que presionamos “Enter” vemos que Excel completa las restantes filas de la columna con la formula ingresada en forma  automatica.

Referenciando los datos de una tabla

Como les había comentado, al utilizar tablas, se modifica levemente la forma en que se referencian los datos dentro de nuestra tabla; por ejemplo la formula para la diferencia entre lo proyectado y lo real que ingresamos en la columna “D”, tiene el siguiente formato:

=[@Proyectado]-[@Real]

Esta formula indica que calcule la diferencia (el signo menos) entre el valor de la fila actual de la columna “Proyectado” ([@Proyectado]) y el valor de la fila actual de la columna “Real” ([@Real]).

Asimismo, cuando utilizamos formulas afuera de nuestra tabla, podemos referenciar sus datos utilizando la denominacion de la tabla y el encabezado de su columna. La ventaja de utilizar este tipo de referencia por sobre la referencia de celda normal que estamos acostumbrados a utilizar en Excel, es que los datos se van a adaptar automaticamente cuando la tabla cambie de tamaño, lo que nos va a evitar tener que ir corrigiendo los rangos de nuestras formulas. Por Ejemplo si queremos ingresar la sumatoria de la columna de proyectado en la celda “F2”, en lugar de igresar la formula =SUM(B2:b27), podemos ingresar la formula =SUM(Ventas[Proyectado]). Incluso Excel nos va ofreciendo su ayuda a medida que vamos ingresando la formula.

Removiendo Duplicados con Tablas

Otra interesante funcionalidad que nos ofrecen las tablas, es la posibilidad de eliminar los datos duplicados dentro de la misma. Por ejemplo si contamos con una estructura de datos como la siguiente:

Aquí podemos ver que los empleados Raul Lopez Briega y Juan Perez aparecen más de una vez, pero con un id de empleado distinto. Para eliminar estos registros duplicados simplemente nos dirigimos al menú de herramientas de tablas y presionamos el boton “Quitar Duplicados”

Como vemos Excel automaticamente quito los registros que teniamos duplicados para la combinacion de nombre y apellido.

Utilizando Tablas para los datos base de Tablas Pivot y Graficos

Muchas veces nos ha pasado que cuando creamos una tabla pivot o un grafico y luego modificamos el rango de datos que es utilizado como base por ellos, ya sea agregando o quitando columnas o filas, luego nos vemos obligados a la penosa tarea de tener que modificar los rangos de la fuente de datos dentro de la tabla pivot o del grafico, para que los mismos sigan mostrando los datos actualizados en forma correcta. Para evitar este tipo de errores, una de las posibilidades que nos ofrece Excel es utilizar tablas. El darle formato de tabla a los datos que luego vamos a utilizar como fuente para nuestra tabla pivot o gráfico, nos va a evitar tener que preocuparnos por corregir los rangos de nuestra tabla pivot o gráfico cuando realicemos alguna modificación en la estructura de nuestros datos fuente. Es más, las tablas pivot y la funcionalidad de tablas están tan íntimamente relacionadas que el menu de herramientas de tabla nos ofrece la opcion para crear una tabla pivot sobre los datos de la tabla. Ejemplos:

Tabla Pivot

Una vez que tenemos nuestra tabla pivot creada,  si queremos,  podemos agregar una fila a la tabla con los datos fuente y este cambio se va a ver reflejado en nuestra tabla pivot, sin que debamos hacer mayores ajustes.

Como vemos el valor de la suma de “diferencia” para el año 2010, se actualizó sin que debamos ajustar el rango de datos fuente de nuestra tabla pivot.

Graficos

Para los graficos, al igual que para las tablas pivot, siempre es recomendable darle el formato de tabla a los datos que vamos utilizar como fuente para crearlos.

Ahora, si agregamos una nueva fila de datos a nuestra tabla, podemos ver inmediatamente la actualización reflejada en nuestro gráfico.

Espero que les haya servido este artículo. pueden descargarse el archivo con los ejemplos del siguiente enlace.

Saludos!!