En el artículo de hoy voy a explicar algunas de las funciones básicas que nos ofrece Excel para manipular texto. Algunos podrían pensar, ¿para qué queremos manipular texto en una planilla de cálculo como Excel? y podrían tener razón, para sus usos básicos, prácticamente no necesitaríamos manipular texto; pero a medida que vamos utilizando a Excel para funciones más avanzadas, la manipulación de texto se puede volver una herramienta sumamente importante.

En Excel, texto va a ser cualquier colección de caracteres alfanuméricos que no tengan el formato de números, fechas o formulas. Asimismo todos los valores de cualquier celda que comiencen con una apostrofe (‘) o tengan el formato texto; también será considerado por Excel como texto. De esta última definición se desprende que podríamos convertir fácilmente cualquier valor de una celda a texto con el simple método de anteponer la apostrofe a su contenido.

Las funciones que voy a explicar van a ser:

Obviamente, existen muchas más funciones que estas, yo sólo voy a explicar las que considero más importante conocer, ustedes pueden seguir explorando por su cuenta todas las restantes funciones que ofrece Excel para manipular texto.

CONCATENAR (CONCATENATE)

Esta función se utiliza para concatenar (unir) varios textos en uno solo más grande que contenga todos los demás. Su sintaxis es la siguiente:

=CONCATENAR(texto1; [texto2];…[texto n]) *** En todas las funciones, los parámetros entre corchetes ([ ]) son opcionales.

podemos concatenar la cantidad de textos que queramos.

Esta función también puede ser reemplazada por el uso del operador de concatenación (&); con el cual podemos obtener los mismos resultados.

LARGO (LEN)

La función LARGO nos dice la cantidad de caracteres que tiene un texto. Al contar los caracteres, tiene en cuenta también los espacios en blanco que puedan existir. Su sintaxis es muy simple:

=LARGO(texto)

Ejemplo de función LARGO

SUSTITUIR (SUBSTITUTE)

Esta función va a buscar un subtexto que le indiquemos, dentro del texto general y luego lo va a reemplazar por otro subtexto que le hayamos indicado. Su sintaxis es la siguiente:

=SUSTITUIR(texto; texto_viejo; texto_nuevo [; instancias])

sus parámetros son:

• texto: la celda que contiene el texto original que queremos modificar.
• texto_viejo: El subtexto que queremos sustituir dentro del texto original.
• texto_nuevo: El subtexto nuevo por el que vamos a reemplazar al subtexto que queremos sustituir.
• instancias: La cantidad de veces que queremos realizar la sustitución. Este parámetro es opcional, si no se detalla expresamente se van a sustituir todas las aparciones del subtexto_viejo.

REPETIR (REPT)

Esta función nos va a repetir un texto la cantidad de veces que le indiquemos. Su sintaxis es la siguiente:

=REPT(texto; número_veces)

Sus parámetros se explican por sí solos, texto va a ser el texto que queremos repetir y número_veces va a ser el número que indique cuantas veces vamos a repetir el valor que indicamos en el parámetro texto.

ESPACIOS (TRIM)

La función ESPACIOS elimina los espacios que sobran en un texto. Por espacios que sobran se entienden todos los espacios delanteros y traseros, así como también dos o más espacios consecutivos. Su sintaxis es la siguiente:

=ESPACIOS(texto)

IZQUIERDA (LEFT)

Esta función nos va a devolver el número de caracteres que le indiquemos comenzando por la parte izquierda del texto. Su sintaxis es la siguiente:

=IZQUIERDA(texto [;num_caracteres])

El parámetro num_caracteres, es el que indica cuantos caracteres nos va a traer, comenzando desde la izquierda, del texto original. Este parámetro es opcional, si no se ingresa; su valor por defecto es uno, es decir nos va a traer sólo el primer carácter de la izquierda.

Ejemplo de función IZQUIERDA

Como vemos en el ejemplo, en la columna C, la función izquierda nos esta trayendo los primeros cuatros caracteres del texto de la columna A, en el caso de la celda C2, nos devuelve el subtexto “Raul”.

DERECHA (RIGHT)

Esta función nos va a devolver el número de caracteres que le indiquemos comenzando por la parte derecha del texto. Su sintaxis es la siguiente:

=DERECHA(texto [;num_caracteres])

Aquí al igual que con la función IZQUIERDA, el parámetro num_caracteres es opcional, si no se ingresa, su valor por defecto es uno, es decir nos va a traer sólo el primer carácter de la derecha.

Ejemplo de función DERECHA

EXTRAE (MID)

La función EXTRAE nos va a devolver la cantidad de caracteres que le indiquemos de un texto, comenzando desde cualquier posición. Su sintaxis es la siguiente:

=EXTRAE(texto; posición; num_caracteres)

Sus parámetros son:

• texto: El texto original desde donde vamos a extraer el subtexto.
• posición: un número que indica la posición dentro del texto original desde donde vamos a comenzar a extraer el subtexto.
• num_caracteres: la cantidad de caracteres que vamos a extraer del texto original comenzando desde la posición que indicamos en el parámetro anterior. 

Es la similar a la clásica función SUBSTRING o SUBSTR que podemos conocer de otros lenguajes de programación.

Ejemplo de función EXTRAE

En este ejemplo vemos como por medio de la función EXTRAE se logra extraer el apellido “Lopez”, extrayendo 5 caracteres, comenzando desde la posición 6 del texto original que se encuentra en la celda “A2”.

ENCONTRAR (FIND)

Esta función nos ayuda a buscar subtextos dentro del texto original. Su sintaxis es la siguiente:

=ENCONTRAR(texto_encontrar; texto [; posición_inicial])

Sus parámetros son:

• texto_encontrar: El subtexto que vamos a buscar dentro del texto original.
• texto: El texto original donde vamos a buscar el subtexto que ingresamos en el parámetro texto_encontrar.
• posición_inicial: un número que va a indicar la posición dentro del texto original desde donde vamos a partir para realizar la búsqueda del subtexto. Este último parámetro es opcional, si no se ingresar; se comenzará a buscar desde el primer caracter. 

La función ENCONTRAR por sí sola no es de mucha utilidad, ya que sólo nos va a devolver la posición dentro del texto original en que se encuentra el primer caracter del subtexto que coincide con el subtexto que queremos encontrar; pero combinadas con otras funciones, como LARGO, IZQUIERDA, DERECHA, o EXTRAE, puede resultar de mucha utilidad.

Esta función considera las Mayúsculas y Minúsculas para realizar la búsqueda del subtexto en el texto original, “Raul” no va a ser lo mismo que “raul” para esta función.

Extreyendo el Nombre y Apellido con ENCONTRAR

Hasta aquí este artículo, en próximas entregas continuaré explicando otras cosas sobre esta genial herramienta. Pueden descargar el archivo ejemplo del siguiente enlace.

Saludos,